Разработка комплексных технических решений для дома и офиса
Подробнее Подробнее Подробнее Подробнее Подробнее Подробнее Подробнее
Онлайн-чат
Бесплатный звонок с сайта
Консультатция архитекторам
Как стать клиентом

Публикации компании

06.07.2014

Как сэкономить на секретариате с помощью автоматического распределения вызовов.

Почти в каждой организации, любой формы собственности имеется секретарь, обычно женского пола. В обязанности секретаря, вне зависимости от размера организации входит прием и распределение телефонных вызовов, в части приема телефонных звонков, секретарь – лицо организации. В маленьких предприятиях возлагается работа с документами, личные поручения руководства, иногда функции обслуживания переговорных (чай, кофе начальству и гостям), иногда уборка. Кроме этого организация находится в прямой и непосредственной зависимости от настроения, состояния здоровья и всех других личных обстоятельств, которые обязательно есть у сотрудника. Все, кто хотя бы немного взаимодействовал с другими организациями по телефону, знает, что секретарь, может не брать трубку, неадекватно реагировать на просьбы, касающиеся прямого исполнения своих функций, «забывать» принятую информацию. Такие, казалось бы, невинные проступки, на самом деле серьезно ухудшают деловой климат для структуры, в которой работает секретарь. Наемному сотруднику это не важно, так как прямой зависимости материального стимулирования и других мотиваций, связанных с качеством обслуживания телефонных вызов нет, и это еще более потворствует распущенности. Иногда личный фактор вмешивается в такой степени, что секретари вступают в «непрофессиональные» отношение с руководителями. Это на корню ломает заложенную в организации субординацию. Не редки случаи преступного поведения, когда секретарь перенаправляет потенциальных или текущих клиентов в сторонние организации, с целью получения вознаграждения. Истинные цели роста развития, приносятся нечистоплотными управляющими и секретарями в жертву своим личным интересам, тем самым замедляя развитие. Это идет в разрез с созидательным предназначением компании и ставит под удар ее владельцев, ухудшает экономику.
Как минимизировать, это деструктивное влияние?
Оставим в стороне все обязанности секретаря, кроме приема и распределения вызовов. Так как именно прием и распределение является основным и наиболее важным в коммерческом отношении действием.
Нужно максимально минимизировать человеческий фактор в процессе приема обработки и распределения вызовов (сортировки). Эту функцию можно и нужно возложить на систему IVR (Interactive Voice Response) – автоматизированная система, позволяющая, звонящему самостоятельно выбирать, куда переадресовать свой телефонный вызов. В зависимости от сложности системы, выбор можно делать в разном количестве уровней, как с помощью клавиш телефона, так и с помощью голоса. Не лишним будет система записи переговоров, это поможет огородить звонящих от некорректного и непрофессионального поведения, в случае если такое произойдет.

Финансовое обоснование:
В 2014 году, в Москве зарплата секретаря от 45 000 – 50 000 руб., в Санкт-Петербурге от 40 000 – 45 000 руб. Проведем расчет: 45 000 руб. (среднее) * 12 месяцев * 5 лет = 2 700 000 руб. + налоги, всего расходов секретаря референта – 3 500 000 руб. ( ~ 103 200 $). Окупаются ли эти расходы? Отрабатывает ли секретарь референт эти деньги и приносит ли организации доходов более чем расходов? Каждому владельцу стоит задуматься над этим. Функция делопроизводства, легко возлагается на бухгалтерию. Составление документов на референта (возможен удаленный сотрудник), если нужно приносить чай-кофе с этим обычно легко справляется отдел продаж, офис-менеджер (уборщица, хозяйственник, официант и что то еще). Все амурные и личные вопросы должны лежать не на бюджете организации, а оплачиваться из средств сотрудников и решаться за рамками рабочего времени. Система автоматического распределения вызовов, однократно обойдется в среднем в 60 000 руб., обслуживание обычно около 5 000 руб./год. Никаких социальных обязательств, движимое имущество (налогом не облагается). 60 000 руб.+5000 руб.*5 = 85 000 руб. ( ~ 4000 $).
Разница между живым секретарем (без учета обременений: больничные и пр. соц. потери) и системы IVR за 5 лет – 3 415 000 руб. ( ~ 99 200 $). Возможно, стоит потратить эти деньги на обновление средств производства, усиление автоматизации (сокращение зарплат и соц. расходов), прибыль или что то более полезное?
Выбор за владельцами предприятий и организаций.
Perao внедряет отличные системы, имеет собственные разработки, делающие IVR доступными и значительно более эффективными при эксплуатации в РФ.

 

Инвестиционный проект

Perao tesow

Perao для GIRA

Perao для Miele

Социальные сети

Instagram

YouTube

Facebook

Pinterest


© 2017 OOO "Perao"